Контекст
Международная нефтегазовая компания с несколькими договорами и объектами проектно-изыскательских работ.
Управленческая задача
Расчёт стоимости, закупка, договорная работа, контроль изменений, приёмка и оплата выполнялись как отдельные функции.
Каждый участник контролировал собственный участок, но единого владельца жизненного цикла стоимости не было.
Руководство видело итоговые суммы, но не всегда могло быстро установить:
- На каком основании сформирована первоначальная стоимость.
- Кто подтвердил состав и объёмы.
- Когда возникло изменение.
- Как оно было зафиксировано.
- Соответствует ли исполнительная смета фактическому результату.
- На каком этапе находится согласование.
- Почему документы не переданы на оплату.
Что я выявила
Основная проблема заключалась не в качестве отдельных расчётов.
Компания не имела единого управляемого контура стоимости ПИР. Техническая потребность, расчёт, закупка, договор, изменения, приёмка и оплата не были связаны общей логикой.
История формирования стоимости хранилась в отдельных файлах, письмах и решениях разных участников.
Моё управленческое решение
Я выстроила единую систему управления стоимостью ПИР.
В неё вошли:
- Формирование технической потребности.
- Подтверждение состава и объёмов работ.
- Подготовка расчёта стоимости.
- Согласование расчёта с техническими специалистами.
- Формирование закупочной позиции.
- Закрепление требований в договоре.
- Контроль изменений в ходе исполнения.
- Проверка исполнительной сметы.
- Подтверждение фактически переданного результата.
- Согласование документов.
- Передача на оплату.
- Ведение реестров и статусов.
Я определила:
- Какие решения принимаются на каждом этапе.
- Кто предоставляет исходные данные.
- Кто подтверждает объёмы.
- Кто согласовывает стоимость.
- Где должно фиксироваться изменение.
- Какие документы являются основанием для приёмки.
- Когда комплект готов к оплате.
Результат
Стоимость ПИР стала управляться как единый жизненный цикл, а не как набор отдельных документов.
Для каждого договора можно было проследить:
- Исходный состав работ.
- Основание первоначальной цены.
- Подтверждённые изменения.
- Текущий статус.
- Фактически принятый результат.
- Основание передачи документов на оплату.
Безопасные метрики
- В единую систему объединён полный цикл стоимости от потребности до оплаты.
- Создана прослеживаемость по нескольким договорам и объектам.
- Введены реестры, статусы и контрольные точки.
- Изменение стоимости стало связываться с изменением объёма и документальным основанием.
- Снизилась зависимость процесса от переписки и неформальных договорённостей.
- Руководство получило прозрачность причин изменения цены и текущего статуса договоров.
Моя роль
- Владелец логики управления стоимостью.
- Руководитель построения сквозного процесса.
- Координатор технических и корпоративных функций.
- Методолог системы.