Контекст
Проектная организация с несколькими функциональными подразделениями. Проектирование, подготовка ведомостей объёмов, получение стоимости оборудования и формирование сметной документации выполнялись разными командами.
Управленческая задача
Каждое подразделение решало собственную часть задачи, но общего владельца процесса не было.
Основным способом взаимодействия оставалась электронная переписка. Документы направлялись между участниками, возвращались на корректировку и фактически исчезали из управляемого контура.
Руководитель не мог оперативно определить:
- На каком этапе находится задача.
- У кого находится документ.
- Какие данные отсутствуют.
- Почему возник возврат.
- Когда должно подключиться снабжение.
- Кто отвечает за переход на следующий этап.
Что я выявила
Проблема заключалась не в недостатке контроля за сотрудниками.
В процессе отсутствовали:
- Единая последовательность этапов.
- Критерии готовности результата.
- Закреплённые входы и выходы.
- Ответственные за передачу информации.
- Сроки выполнения отдельных операций.
- Статусы движения документов.
- Порядок возврата и устранения замечаний.
Моё управленческое решение
Я спроектировала сквозную модель процесса подготовки проектно-сметной документации.
Я:
- Описала последовательность действий от подготовки технических решений до формирования стоимости.
- Определила роли проектировщиков, сметчиков, снабжения и руководителей.
- Зафиксировала входные данные и результат каждого этапа.
- Установила критерии готовности информации для следующего участника.
- Определила момент подключения специалистов по стоимости.
- Установила порядок направления запросов в снабжение.
- Предусмотрела статусы документов.
- Определила порядок возврата на доработку.
- Разработала формы передачи данных.
- Сформировала предложения по распределению ответственности.
- Представила целевую модель руководству.
Результат
Разрозненная переписка была преобразована в управляемый сквозной процесс.
Компания получила возможность видеть не только итоговый срок, но и текущее состояние задачи:
- Какой этап выполняется.
- Кто отвечает за результат.
- Какие данные необходимо получить.
- Где возникло отклонение.
- Почему документ был возвращён.
- Какой участник должен подключиться следующим.
Безопасные метрики
- Несколько функциональных цепочек были объединены в один процесс.
- Для каждого этапа определены вход, результат и ответственная роль.
- Установлены контрольные точки передачи информации.
- Снижена зависимость процесса от электронной переписки и памяти отдельных сотрудников.
- Руководство получило возможность локализовать место задержки.
- Появилась основа для дальнейшей автоматизации процесса.
Моя роль
- Руководитель разработки процесса.
- Координатор функциональных подразделений.
- Архитектор взаимодействия.
- Автор управленческой модели.