Контекст
Международная нефтегазовая компания. Большой объём договоров и исполнительных смет по ПИР.
Управленческая задача
Документы могли поступать от проектных организаций непосредственно перед предполагаемым актированием.
При этом не было прозрачной последовательности:
- Кто первым проверяет результат.
- Подтверждены ли технические объёмы.
- Когда начинается стоимостная проверка.
- Какие замечания уже выданы.
- У кого находится документ.
- Когда он должен быть передан в бухгалтерию.
Статус «на согласовании» не давал руководству информации о реальном состоянии документов.
Что я выявила
Приёмка воспринималась как проверка одной исполнительной сметы.
Фактически это последовательный процесс, в котором должны быть связаны:
- Фактически переданный технический результат.
- Договорной состав работ.
- Смета к договору.
- Подтверждённые изменения.
- Исполнительная смета.
- Стоимостная проверка.
- Финансовое закрытие.
Без разделения этих этапов возникал риск начинать стоимостную проверку до подтверждения технического результата.
Моё управленческое решение
Я выстроила процесс приёмки ПИР:
- Определила комплект документов для начала проверки.
- Разделила техническую и стоимостную проверку.
- Установила последовательность движения исполнительной сметы.
- Закрепила ответственных на каждом этапе.
- Определила сроки предоставления и проверки документов.
- Создала реестр исполнительных смет.
- Ввела статусы движения документов.
- Связала смету с фактически переданной документацией.
- Определила критерии готовности комплекта к передаче в бухгалтерию.
- Организовала контроль замечаний и корректировок.
Результат
Вместо общего статуса «на согласовании» появился прозрачный маршрут:
- Документы получены.
- Технический результат проверяется.
- Замечания направлены.
- Корректировка получена.
- Выполняется стоимостная проверка.
- Комплект согласован.
- Документы готовы к оплате.
Безопасные метрики
- Все исполнительные сметы стали отслеживаться в едином реестре.
- Для каждого документа были определены дата, статус и ответственный.
- Техническая и стоимостная проверка были разделены.
- Руководство получило возможность определить точное место задержки.
- Снизился риск проверки и оплаты неподтверждённого объёма.
- Процесс приёмки был связан с финансовым закрытием.
Моя роль
- Руководитель процесса приёмки.
- Координатор технической, стоимостной и финансовой проверки.
- Автор системы контроля статусов.
- Владелец методологии закрытия ПИР.